DMN GROUP POLICIES & CODES
ΠΡΟΟΙΜΙΟ
Η εταιρεία DOMINION GROUP PROJECT MANAGEMENT & REAL ESTATE ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΚΕ, με διακριτικό τίτλο «DMN GROUP», που εδρεύει στον Πειραιά Αττικής (Ακτή Μιαούλη 81), με Α.Φ.Μ. 801589788, Δ.Ο.Υ. ΚΕ.ΦΟ.Δ.Ε. Αττικής, αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. 159687307000 και αριθμό Μητρώου Επαγγελματικού Επιμελητηρίου για μεσιτικές υπηρεσίες 133926 (εφεξής η «Εταιρεία»).
Το παρόν ενιαίο κείμενο συγκεντρώνει σε μία συνεκτική δημόσια μορφή το πλαίσιο ενημέρωσης, όρων, πολιτικών και βασικών αρχών λειτουργίας της Εταιρείας. Αποσκοπεί στη σαφή, διαφανή και συνεπή ενημέρωση πελατών, συνεργατών, επισκεπτών των ιστοτόπων και κάθε άλλου ενδιαφερομένου για τα βασικά στοιχεία που διέπουν τη λειτουργία της Εταιρείας, την προστασία δεδομένων, τους όρους χρήσης, τις βασικές αρχές επαγγελματικής δεοντολογίας, το γενικό πλαίσιο διαχείρισης υπηρεσιών και τη χρήση τεχνητής νοημοσύνης.
Το παρόν κείμενο έχει δημόσιο χαρακτήρα. Τυχόν εσωτερικές πολιτικές, λειτουργικές διαδικασίες, SOPs, templates, checklists και λοιπά εσωτερικά εργαλεία συμμόρφωσης και διακυβέρνησης της Εταιρείας εξακολουθούν να ισχύουν εσωτερικά, χωρίς να δημοσιοποιούνται αυτούσια, στον βαθμό που δεν είναι κατάλληλα για δημόσια ανάρτηση.
ΜΕΡΟΣ Ι – IMPORTANT INFORMATION / ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΟΡΟΙ
Α. DATA PROTECTION AND PRIVACY POLICY / ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΙΔΙΩΤΙΚΟΤΗΤΑΣ
1. ΔΗΛΩΣΗ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ
Η εταιρεία DOMINION GROUP PROJECT MANAGEMENT & REAL ESTATE ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΚΕ, με διακριτικό τίτλο «DMN GROUP», που εδρεύει στον Πειραιά Αττικής (Ακτή Μιαούλη 81), με Α.Φ.Μ. 801589788, Δ.Ο.Υ. ΚΕ.ΦΟ.Δ.Ε. Αττικής, αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. 159687307000 και αριθμό Μητρώου Επαγγελματικού Επιμελητηρίου για μεσιτικές υπηρεσίες 133926 (εφεξής η «Εταιρεία»). αναγνωρίζει τη σημασία της προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των επισκεπτών, χρηστών, πελατών, συνεργατών, προμηθευτών και λοιπών φυσικών προσώπων που συναλλάσσονται μαζί της ή επισκέπτονται τους ιστοτόπους www.dmn-group.com και www.dmn-properties.com (οι «Ιστότοποι»). Η Εταιρεία δεσμεύεται να επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα νομίμως, θεμιτώς και με διαφάνεια, σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, τον Ν. 4624/2019, τον Ν. 3471/2006 και κάθε άλλη εφαρμοστέα εθνική ή ενωσιακή διάταξη.
Η παρούσα Πολιτική ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με τη συλλογή, καταχώριση, οργάνωση, αποθήκευση, χρήση, διαβίβαση και κάθε άλλη πράξη επεξεργασίας που διενεργεί η Εταιρεία υπό την ιδιότητά της ως Υπευθύνου Επεξεργασίας, καθώς και σχετικά με τα δικαιώματα των υποκειμένων και τον τρόπο άσκησής τους. Η Εταιρεία λαμβάνει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας και περιορίζει την πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα σε πρόσωπα που διαθέτουν σχετική εξουσιοδότηση και δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας.
2. ΟΡΙΣΜΟΙ
• «ΓΚΠΔ»: ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679, όπως ισχύει.
• «Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο.
• «Ειδικές Κατηγορίες Δεδομένων»: τα δεδομένα του άρθρου 9 ΓΚΠΔ.
• «Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που διενεργείται σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
• «Συγκατάθεση»: κάθε ελεύθερη, συγκεκριμένη, ρητή και εν πλήρει επιγνώσει ένδειξη βουλήσεως του υποκειμένου.
• «Υπεύθυνος Επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο που καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας.
• «Εκτελών την Επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο που επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό του Υπευθύνου Επεξεργασίας.
3. ΣΚΟΠΟΙ ΣΥΛΛΟΓΗΣ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ
Η Εταιρεία συλλέγει και επεξεργάζεται μόνο τα δεδομένα που είναι πρόσφορα, συναφή και αναγκαία για την επίτευξη νόμιμων και καθορισμένων σκοπών. Ειδικότερα, η επεξεργασία δύναται να είναι αναγκαία:
• για την ταυτοποίηση και επικοινωνία με το υποκείμενο των δεδομένων και για τη διαχείριση σχολίων, αιτημάτων, ερωτημάτων και παραπόνων·
• για την εύρυθμη λειτουργία, διαχείριση, ασφάλεια και βελτιστοποίηση των Ιστοτόπων και για τη βελτίωση της εμπειρίας πλοήγησης·
• για την πρόληψη ή διερεύνηση περιστατικών απάτης, κακόβουλης χρήσης, παραβίασης των όρων χρήσης ή της ασφάλειας·
• για την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο οι χρήστες αλληλεπιδρούν με το περιεχόμενο των Ιστοτόπων, μέσω cookies και παρόμοιων τεχνολογιών, στο μέτρο που αυτό επιτρέπεται από τον νόμο·
• για τη διαχείριση της συμβατικής σχέσης της Εταιρείας με πελάτες, συνεργάτες, προμηθευτές και λοιπούς αντισυμβαλλομένους·
• για την προάσπιση των εννόμων συμφερόντων της Εταιρείας και για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων·
• για την αξιολόγηση υποψηφίων εργαζομένων.
4. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΥ ΣΥΛΛΕΓΟΝΤΑΙ
Ανάλογα με τη φύση της εκάστοτε σχέσης με την Εταιρεία, δύνανται να συλλέγονται και να επεξεργάζονται οι ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων:
• στοιχεία ταυτοποίησης και βασικά στοιχεία επικοινωνίας, όπως ονοματεπώνυμο, ηλεκτρονική διεύθυνση, τηλέφωνο, χώρα και πόλη κατοικίας ή δραστηριότητας, ιδιότητα και στοιχεία φορολογικής ταυτοποίησης όπου απαιτούνται·
• δεδομένα που το ίδιο το υποκείμενο γνωστοποιεί στην Εταιρεία μέσω φόρμας επικοινωνίας, e-mail, τηλεφωνικής επικοινωνίας, αιτήματος ή παραπόνου·
• στοιχεία εκπαίδευσης και επαγγελματικής εμπειρίας, βιογραφικά σημειώματα, προτιμήσεις απασχόλησης και λοιπά στοιχεία υποψηφίων εργαζομένων·
• τεχνικά δεδομένα και δεδομένα χρήσης, όπως διεύθυνση IP, ημερομηνία και ώρα επίσκεψης, πρόγραμμα περιήγησης, λειτουργικό σύστημα, URL παραπομπής και δεδομένα που συλλέγονται μέσω cookies·
• δεδομένα που επεξεργάζονται στο πλαίσιο συγκεκριμένου έργου ή υπηρεσίας, όπως στοιχεία πληρωμών, στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού όπου απαιτείται, συμβατικές οδηγίες, έγγραφα και επικοινωνίες·
• δεδομένα που αφορούν δικαστικές ή διοικητικές υποθέσεις αντισυμβαλλομένων ή συνεργατών, εφόσον προέρχονται από δημόσιες πηγές ή νόμιμες βάσεις δεδομένων.
Η Εταιρεία δεν επιδιώκει τη συλλογή ειδικών κατηγοριών δεδομένων. Εξαιρετικώς, εφόσον τέτοια δεδομένα γνωστοποιηθούν στην Εταιρεία χωρίς προηγούμενο αίτημά της, αυτά θα τύχουν επεξεργασίας μόνο εφόσον υφίσταται νόμιμη βάση και στον βαθμό που είναι απολύτως αναγκαίος. Οι Ιστότοποι απευθύνονται σε πρόσωπα άνω των 18 ετών.
5. ΝΟΜΙΚΗ ΒΑΣΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στηρίζεται, κατά περίπτωση, σε μία ή περισσότερες από τις ακόλουθες νομικές βάσεις:
• εκτέλεση σύμβασης ή λήψη μέτρων πριν από τη σύναψη σύμβασης·
• συμμόρφωση της Εταιρείας με έννομη υποχρέωσή της·
• έννομα συμφέροντα της Εταιρείας, εφόσον δεν υπερισχύουν τα δικαιώματα και οι ελευθερίες του υποκειμένου·
• ρητή συγκατάθεση του υποκειμένου, όταν αυτή απαιτείται από τον νόμο.
6. ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Αποδέκτες των δεδομένων είναι, κατά κανόνα, τα απολύτως αναγκαία και ειδικώς εξουσιοδοτημένα στελέχη της Εταιρείας, καθώς και τρίτα πρόσωπα στα οποία η Εταιρεία νόμιμα αναθέτει την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών για λογαριασμό της, όπως πάροχοι φιλοξενίας, συντήρησης ιστοτόπων, πληροφοριακών συστημάτων, λογιστές, ελεγκτές, νομικοί σύμβουλοι ή λοιποί εκτελούντες την επεξεργασία.
Η Εταιρεία διασφαλίζει ότι οι αποδέκτες δεσμεύονται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και εφαρμόζουν κατάλληλα μέτρα ασφαλείας. Η Εταιρεία δεν πωλεί ούτε παραχωρεί προσωπικά δεδομένα σε τρίτους για ίδιους εμπορικούς σκοπούς. Στο μέτρο που χρησιμοποιούνται πάροχοι με υποδομές ή διακομιστές εκτός ΕΟΧ, η Εταιρεία λαμβάνει τις κατάλληλες εγγυήσεις για τη νόμιμη διαβίβαση.
7. ΠΟΛΙΤΙΚΗ COOKIES
Τα cookies είναι μικρά αρχεία κειμένου που αποθηκεύονται στον τερματικό εξοπλισμό του χρήστη. Η Εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιεί απολύτως αναγκαία cookies για την ασφαλή και τεχνικώς ορθή λειτουργία των Ιστοτόπων, καθώς και – εφόσον συντρέχουν οι νόμιμες προϋποθέσεις – cookies προτιμήσεων, στατιστικής ανάλυσης ή άλλες παρόμοιες τεχνολογίες.
Κάθε χρήση μη απολύτως αναγκαίων cookies πραγματοποιείται μόνον κατόπιν της προβλεπόμενης ενημέρωσης και, όπου απαιτείται, κατόπιν προηγούμενης έγκυρης συγκατάθεσης του χρήστη. Η Εταιρεία οφείλει να τηρεί και να αναρτά επικαιροποιημένο πίνακα cookies με, τουλάχιστον, ονομασία, πάροχο, σκοπό, διάρκεια, κατηγορία και νομική βάση κάθε cookie ή εργαλείου.
8. ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ – ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ
Η Εταιρεία διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα για χρονικό διάστημα που δεν υπερβαίνει το αναγκαίο για την εκπλήρωση των σκοπών της επεξεργασίας, εκτός αν επιβάλλεται ή επιτρέπεται μεγαλύτερη περίοδος διατήρησης βάσει νόμου ή για σκοπούς άσκησης, θεμελίωσης ή υποστήριξης νομικών αξιώσεων.
Κατά τον καθορισμό του χρόνου διατήρησης λαμβάνονται ιδίως υπόψη: α) η διάρκεια της συμβατικής σχέσης, β) οι νόμιμες φορολογικές, λογιστικές και κανονιστικές υποχρεώσεις, γ) η ανάγκη διατήρησης στοιχείων για λόγους ελέγχου, συμμόρφωσης ή υπεράσπισης δικαιωμάτων της Εταιρείας.
9. ΤΕΧΝΙΚΑ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΑ ΜΕΤΡΑ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ
Η Εταιρεία, οι εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό της και το εξουσιοδοτημένο προσωπικό της υποχρεούνται να εφαρμόζουν κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, μη εξουσιοδοτημένη γνωστοποίηση, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή κάθε άλλη παράνομη μορφή επεξεργασίας.
Παρά ταύτα, καμία μετάδοση μέσω διαδικτύου ή μέθοδος ηλεκτρονικής αποθήκευσης δεν μπορεί να θεωρηθεί απολύτως ασφαλής. Η Εταιρεία καταβάλλει κάθε εύλογη προσπάθεια προστασίας των δεδομένων, χωρίς όμως να δύναται να εγγυηθεί απολύτως την ασφάλεια πληροφοριών που διακινούνται μέσω του διαδικτύου ή τρίτων συνδεδεμένων εφαρμογών.
10. ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΤΩΝ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ
Κάθε υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται, υπό τις προϋποθέσεις του ΓΚΠΔ και της εφαρμοστέας νομοθεσίας, να ασκεί ιδίως τα ακόλουθα δικαιώματα:
• δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης·
• δικαίωμα διόρθωσης·
• δικαίωμα διαγραφής·
• δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας·
• δικαίωμα φορητότητας, όπου εφαρμόζεται·
• δικαίωμα εναντίωσης·
• δικαίωμα μη υποβολής σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, εφόσον εφαρμόζεται.
Η άσκηση των δικαιωμάτων πραγματοποιείται με έγγραφο αίτημα προς την Εταιρεία στη διεύθυνση info@dmn-group.com ή/και info@dmn-properties.com. Η Εταιρεία δύναται να ζητήσει πρόσθετα αποδεικτικά στοιχεία ταυτοποίησης, εφόσον τούτο είναι αναγκαίο για την ασφαλή διεκπεραίωση του αιτήματος.
11. ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΑΝΑΚΛΗΣΗΣ ΣΥΓΚΑΤΑΘΕΣΗΣ
Όταν η επεξεργασία στηρίζεται στη συγκατάθεση του υποκειμένου, αυτό δικαιούται να ανακαλεί τη συγκατάθεσή του οποτεδήποτε, με ισχύ για το μέλλον, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από την ανάκληση.
12. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ / ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
Η εταιρεία DOMINION GROUP PROJECT MANAGEMENT & REAL ESTATE ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΚΕ, με διακριτικό τίτλο «DMN GROUP», που εδρεύει στον Πειραιά Αττικής (Ακτή Μιαούλη 81), με Α.Φ.Μ. 801589788, Δ.Ο.Υ. ΚΕ.ΦΟ.Δ.Ε. Αττικής, αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. 159687307000 και αριθμό Μητρώου Επαγγελματικού Επιμελητηρίου για μεσιτικές υπηρεσίες 133926 (εφεξής η «Εταιρεία»). είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας. Για κάθε πληροφορία σχετικά με την παρούσα Πολιτική, τα προσωπικά δεδομένα και τον τρόπο άσκησης των δικαιωμάτων, τα υποκείμενα μπορούν να επικοινωνούν με την Εταιρεία στις διευθύνσεις info@dmn-group.com και info@dmn-properties.com.
13. ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ – ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΠΡΟΣΦΥΓΗΣ ΣΤΗΝ ΑΡΧΗ
Αρμόδια εποπτική αρχή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr). Εφόσον το υποκείμενο θεωρεί ότι η επεξεργασία των δεδομένων του παραβιάζει την εφαρμοστέα νομοθεσία, δικαιούται να υποβάλει καταγγελία στην ανωτέρω Αρχή, αφού προηγουμένως, όπου αυτό είναι εφικτό, απευθυνθεί στην Εταιρεία.
14. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ
Η Εταιρεία διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί ή να επικαιροποιεί την παρούσα Πολιτική οποτεδήποτε. Η εκάστοτε ισχύουσα έκδοση αναρτάται στους Ιστοτόπους και τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία δημοσίευσής της, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά. Η παρούσα αποτελεί την τρίτη έκδοση της πολιτικής, με αρχική ανάρτηση το 2021 και πρώτη τροποποίηση τον Οκτώβριο 2024.
B. ΟΡΟΙ ΚΑΙ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΧΡΗΣΗΣ
Οι παρόντες Όροι και Προϋποθέσεις διέπουν την πρόσβαση, πλοήγηση και χρήση των Ιστοτόπων, του περιεχομένου τους, καθώς και των ηλεκτρονικών εργαλείων, φορμών επικοινωνίας, online λειτουργιών και λοιπών ψηφιακών χαρακτηριστικών που τίθενται στη διάθεση του κοινού από την Εταιρεία. Με την πρόσβαση ή χρήση των Ιστοτόπων, ο χρήστης τεκμαίρεται ότι έχει αναγνώσει, κατανοήσει και αποδεχθεί τους παρόντες όρους.
Το περιεχόμενο των Ιστοτόπων παρέχεται αποκλειστικώς προς γενική ενημέρωση. Εκτός εάν προβλέπεται ρητώς διαφορετικά σε έγγραφη σύμβαση ή ειδική έγγραφη ανάθεση, ουδεμία πληροφορία που περιλαμβάνεται στους Ιστοτόπους συνιστά αυτοτελώς νομική, φορολογική, λογιστική, τεχνική, επενδυτική, χρηματοοικονομική ή άλλη επαγγελματική συμβουλή.
Η Εταιρεία δρα ως εταιρεία διαχείρισης έργου και συντονισμού υπηρεσιών. Τυχόν εξειδικευμένες αξιολογήσεις, εισηγήσεις ή γνωμοδοτήσεις παρέχονται μόνο από αρμοδίως αδειοδοτημένους επαγγελματίες και μόνο κατόπιν εξέτασης των πραγματικών στοιχείων και εγγράφων της συγκεκριμένης υπόθεσης.
Οι Ιστότοποι ενδέχεται να περιλαμβάνουν συνδέσμους προς υπηρεσίες ή ιστοτόπους τρίτων. Η Εταιρεία δεν ελέγχει και δεν αναλαμβάνει ευθύνη για το περιεχόμενο, τους όρους χρήσης, τις πολιτικές απορρήτου, τη διαθεσιμότητα ή την ασφάλεια τέτοιων ιστοτόπων τρίτων.
Στον μέγιστο βαθμό που επιτρέπεται από τον νόμο, η Εταιρεία δεν ευθύνεται για ζημία που απορρέει από ή συνδέεται με την πρόσβαση, πλοήγηση ή χρήση των Ιστοτόπων, την αδυναμία χρήσης αυτών, σφάλματα, παραλείψεις, καθυστερήσεις, διακοπές λειτουργίας, κυβερνοεπιθέσεις, ιούς ή πράξεις/παραλείψεις τρίτων.
Οι παρόντες Όροι διέπονται από το Ελληνικό Δίκαιο. Για κάθε διαφορά που ανακύπτει σε σχέση με τους Ιστοτόπους, τους παρόντες Όρους ή τη χρήση των παρεχόμενων υπηρεσιών, αποκλειστικά αρμόδια ορίζονται τα δικαστήρια Πειραιά, με την επιφύλαξη τυχόν αναγκαστικών διατάξεων προστασίας καταναλωτή και δικαιοδοσίας.
ΜΕΡΟΣ ΙΙ – AI USE POLICY / ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΧΡΗΣΗΣ ΤΕΧΝΗΤΗΣ ΝΟΗΜΟΣΥΝΗΣ
Η παρούσα ενότητα αποσκοπεί στην ενημέρωση πελατών, συνεργατών, επισκεπτών της ιστοσελίδας και λοιπών ενδιαφερομένων αναφορικά με τις βασικές αρχές που διέπουν την υπεύθυνη, ασφαλή και σύννομη χρήση εργαλείων και λειτουργιών Τεχνητής Νοημοσύνης («AI» ή «ΤΝ») από την Εταιρεία.
Η Εταιρεία επιδιώκει να χρησιμοποιεί εργαλεία AI με τρόπο νόμιμο, διαφανή, ασφαλή και αναλογικό, σύμφωνα με το εφαρμοστέο ενωσιακό και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο, περιλαμβανομένων ιδίως του ΓΚΠΔ, του Ν. 4624/2019, του Ν. 3471/2006 και, κατά περίπτωση, του Κανονισμού (ΕΕ) 2024/1689 για την Τεχνητή Νοημοσύνη («EU AI Act»).
Η χρήση AI από την Εταιρεία διέπεται, ιδίως, από τις ακόλουθες αρχές: νομιμότητα, διαφάνεια, ελαχιστοποίηση δεδομένων, ασφάλεια, ανθρώπινη εποπτεία, λογοδοσία, επαγγελματική επιμέλεια και σεβασμό των δικαιωμάτων και ελευθεριών των φυσικών προσώπων.
Η Εταιρεία δύναται να χρησιμοποιεί εγκεκριμένα εργαλεία AI, όπως Microsoft365 Copilot, μεταξύ άλλων, για σύνταξη ή υποστήριξη διοικητικού και πληροφοριακού περιεχομένου, οργάνωση εργασιών, ανάλυση μη ευαίσθητων ή κατάλληλα ανωνυμοποιημένων / ψευδωνυμοποιημένων πληροφοριών, υποβοήθηση marketing περιεχομένου, αρχική υποστήριξη επικοινωνίας ή online εξυπηρέτησης και εν γένει για βελτίωση της παραγωγικότητας και της ποιότητας των διαδικασιών της.
Η Εταιρεία δεν επιτρέπει τη χρήση μη εγκεκριμένων εργαλείων AI για εταιρική εργασία όταν αυτό συνεπάγεται μη ελεγχόμενη διαρροή δεδομένων, εμπιστευτικών πληροφοριών ή επιχειρηματικών μυστικών. Κατά κανόνα, δεν επιτρέπεται η μη ελεγχόμενη μεταφόρτωση προσωπικών δεδομένων, εμπιστευτικών εγγράφων, κωδικών, συμβάσεων ή άλλων ευαίσθητων επιχειρηματικών πληροφοριών σε δημόσια ή μη εγκεκριμένα περιβάλλοντα AI.
Όταν η χρήση εργαλείων AI περιλαμβάνει ή δύναται να περιλαμβάνει επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η Εταιρεία εφαρμόζει τις αρχές του ΓΚΠΔ και επιδιώκει, όπου είναι εφικτό, να χρησιμοποιούνται ανωνυμοποιημένα ή ψευδωνυμοποιημένα δεδομένα και να αποστέλλονται σε περιβάλλοντα AI μόνο τα απολύτως αναγκαία δεδομένα για τον συγκεκριμένο σκοπό.
Όταν η Εταιρεία χρησιμοποιεί customer-facing λειτουργίες AI ή παρέχει υποστήριξη μέσω chatbot ή άλλης αυτοματοποιημένης λύσης AI, επιδιώκει να ενημερώνει με σαφήνεια τον χρήστη ότι αλληλεπιδρά με τεχνολογία AI, όπου αυτό απαιτείται ή ενδείκνυται, και να παρέχει δυνατότητα ανθρώπινης επικοινωνίας ή κατάλληλης κλιμάκωσης σε ουσιώδεις περιπτώσεις.
Η Εταιρεία δεν αντιμετωπίζει τα αποτελέσματα συστημάτων AI ως αλάθητα ή αυτάρκη. Η χρήση AI δεν υποκαθιστά την ανθρώπινη κρίση, τον επαγγελματικό έλεγχο ή την παροχή εξειδικευμένων επαγγελματικών υπηρεσιών από κατάλληλα αδειοδοτημένους επαγγελματίες.
Όταν η Εταιρεία χρησιμοποιεί τρίτους παρόχους ή πλατφόρμες AI, επιδιώκει να αξιολογεί, κατά περίπτωση, τον ρόλο τους ως εκτελούντων ή λοιπών αποδεκτών, την ασφάλεια των υπηρεσιών τους, τους όρους χρήσης των δεδομένων, τη γεωγραφία επεξεργασίας, τυχόν υπο-εκτελούντες και τις αναγκαίες συμβατικές εγγυήσεις, ιδίως όταν ενδέχεται να υπάρχουν διεθνείς διαβιβάσεις δεδομένων εκτός ΕΟΧ.
Η Εταιρεία εφαρμόζει, στο μέτρο που είναι εύλογο και αναλογικό, κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την ασφαλή χρήση εργαλείων AI, όπως έλεγχο πρόσβασης, πολυπαραγοντική αυθεντικοποίηση, περιορισμό προσβάσεων, βασικά μέτρα πρόληψης διαρροής δεδομένων και εσωτερικούς ελέγχους.
Κάθε ζήτημα που αφορά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο χρήσης AI από την Εταιρεία υπόκειται στις ισχύουσες διατάξεις περί προστασίας δεδομένων και στη σχετική Πολιτική Προστασίας Δεδομένων της Εταιρείας. Για πληροφορίες ή για την άσκηση δικαιωμάτων, τα υποκείμενα μπορούν να επικοινωνούν με την Εταιρεία στις διευθύνσεις info@dmn-group.com και info@dmn-properties.com.
ΜΕΡΟΣ ΙΙΙ – SERVICE PROCESS FRAMEWORK / ΓΕΝΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ / ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ
A. ΕΤΑΙΡΙΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ / ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ
Η Εταιρεία επιδιώκει υψηλά πρότυπα επαγγελματικής ακεραιότητας, αντικειμενικότητας, ανεξαρτησίας κρίσης, εμπιστευτικότητας και συμμόρφωσης. Το προσωπικό, τα στελέχη και οι συνεργάτες της οφείλουν να ενεργούν με επιμέλεια, καλή πίστη, επαγγελματισμό και εχεμύθεια.
Η Εταιρεία αντιμετωπίζει τους συνεργάτες και προμηθευτές της με αντικειμενικότητα, αμεροληψία, επαγγελματισμό και σεβασμό. Η επιλογή και διατήρηση συνεργασιών διενεργείται βάσει κριτηρίων νομιμότητας, αξιοπιστίας, επάρκειας και επαγγελματικής συνέπειας.
Μόνον πρόσωπα που έχουν λάβει σχετική εξουσιοδότηση από την Εταιρεία επιτρέπεται να επικοινωνούν με αρχές, ΜΜΕ, τρίτους ή το κοινό ως εκπρόσωποί της ή να προβαίνουν σε δημόσιες δηλώσεις για έργα, πελάτες, δραστηριότητες ή αποτελέσματά της.
Κάθε πληροφορία που περιέρχεται σε γνώση της Εταιρείας και δεν είναι δημόσια διαθέσιμη αντιμετωπίζεται ως εμπιστευτική, εκτός εάν η γνωστοποίησή της επιτρέπεται ή επιβάλλεται από τον νόμο ή από συμβατική υποχρέωση.
Η Εταιρεία αναμένει από το προσωπικό και τους συνεργάτες της να συμμορφώνονται με την κείμενη νομοθεσία, τις δημόσια αναρτημένες πολιτικές της και τις εφαρμοστέες εσωτερικές διαδικασίες. Κάθε πραγματική ή δυνητική σύγκρουση συμφερόντων οφείλει να γνωστοποιείται αμελλητί στην Εταιρεία.
Β. SOP - ΓΕΝΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Η παρούσα ενότητα αποτελεί δημόσια και συνοπτική απόδοση του γενικού πλαισίου διαχείρισης συνεργατών, πελατών, online υπηρεσιών και ανάθεσης έργων της Εταιρείας. Δεν αναπαράγει αυτούσιες τις εσωτερικές SOP διαδικασίες, αλλά ενημερώνει το κοινό για τα βασικά στάδια του τρόπου λειτουργίας της Εταιρείας ως project management και service coordination firm.
Η Εταιρεία λειτουργεί βάσει οργανωμένου πλαισίου διαχείρισης συνεργατών, νέων πελατών, αναθέσεων έργων, online υπηρεσιών, έγγραφης τεκμηρίωσης κρίσιμων επικοινωνιών και διοικητικής παρακολούθησης κάθε υπόθεσης ή έργου που συντονίζει.
Για κάθε νέο αίτημα ή έργο, η Εταιρεία μπορεί να ζητεί τα βασικά στοιχεία που είναι αναγκαία για την αρχική αξιολόγηση, την επικοινωνία με τον πελάτη και τη διερεύνηση της δυνατότητας ανάληψης της σχετικής υπόθεσης ή υπηρεσίας.
Στο πλαίσιο της αρχικής αξιολόγησης, η Εταιρεία μπορεί να πραγματοποιεί διαγνωστικό ραντεβού ή αρχική συνάντηση (δια ζώσης, τηλεφωνικά ή διαδικτυακά), προκειμένου να κατανοήσει τις ανάγκες, τους στόχους και το πλαίσιο της συγκεκριμένης υπόθεσης, καθώς και να προσδιορίσει τα τυχόν απαιτούμενα επόμενα βήματα.
Μετά την αρχική αξιολόγηση, η Εταιρεία δύναται να αποστέλλει στον πελάτη έγγραφη οικονομική προσφορά ή άλλο σχετικό έγγραφο που αποτυπώνει, κατά περίπτωση, το αντικείμενο, το γενικό scope, τους βασικούς όρους, τα στάδια και το οικονομικό πλαίσιο της προτεινόμενης συνεργασίας.
Η ουσιαστική έναρξη έργου ή υπόθεσης πραγματοποιείται, κατά κανόνα, μόνο μετά την ολοκλήρωση των αναγκαίων προαπαιτούμενων, όπως η αποδοχή της προσφοράς, η υπογραφή σχετικής σύμβασης ή/και εντολής ανάθεσης και η καταβολή τυχόν συμφωνηθείσας προκαταβολής, όπου αυτό προβλέπεται.
Η Εταιρεία διατηρεί τον κεντρικό συντονισμό κάθε έργου και επιλέγει, κατά περίπτωση, τα κατάλληλα εσωτερικά ή εξωτερικά πρόσωπα, συμπεριλαμβανομένων αδειοδοτημένων επαγγελματιών, για την υποστήριξη ή υλοποίηση των αναγκαίων εργασιών, αναλόγως της φύσης του έργου.
Οι ουσιώδεις ενημερώσεις προς τον πελάτη για σημαντικά στάδια, κρίσιμες εξελίξεις, αναγκαία έγγραφα, εκκρεμότητες, παραδοτέα ή επόμενα βήματα επιβεβαιώνονται ή αποστέλλονται εγγράφως μέσω e-mail ή άλλου εγκεκριμένου μέσου επικοινωνίας.
Όπου χρησιμοποιείται ηλεκτρονικό σύστημα online κρατήσεων ή online appointments, ισχύουν επιπροσθέτως οι ειδικοί όροι που εμφανίζονται κατά τη διαδικασία booking ή στη σχετική σελίδα υπηρεσίας, ιδίως ως προς ακυρώσεις, μεταθέσεις και τυχόν επιστροφές χρημάτων.
Η Εταιρεία δεν παρέχει, μέσω μη εξουσιοδοτημένων στελεχών ή λειτουργιών, προσωπικές ή ανεπίσημες γνώμες επί εξειδικευμένων νομικών, φορολογικών, λογιστικών, τεχνικών ή άλλων επαγγελματικών ζητημάτων. Τυχόν τέτοιες εισηγήσεις ή αξιολογήσεις παρέχονται, κατά περίπτωση, από κατάλληλα αδειοδοτημένους επαγγελματίες και υπό το εφαρμοστέο θεσμικό πλαίσιο.
Με την ολοκλήρωση του έργου ή της σχετικής υπηρεσίας, η Εταιρεία δύναται να γνωστοποιεί στον πελάτη το αποτέλεσμα, την ολοκλήρωση των βασικών ενεργειών και, όπου απαιτείται, να προβαίνει στην τελική τιμολόγηση και διοικητική περάτωση του φακέλου.
ΤΕΛΙΚΗ ΔΙΑΤΑΞΗ
Η Εταιρεία διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί ή να επικαιροποιεί το παρόν ενιαίο κείμενο πολιτικών και όρων οποτεδήποτε, ιδίως λόγω μεταβολών στη νομοθεσία, στις υπηρεσίες της, στους ιστοτόπους της, στα εργαλεία που χρησιμοποιεί ή στον τρόπο λειτουργίας της. Η εκάστοτε ισχύουσα έκδοση αναρτάται στην επίσημη ιστοσελίδα της Εταιρείας και τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία δημοσίευσής της, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά.